Importa da Excel / CSV

Per caricare nella rubrica online molti contatti contemporaneamente è possibile utilizzare l'importazione a partire da:

  1. un File Excel o un File CSV
  2. un File con elenco di numeri "non strutturati"

Per importare i contatti scegli la voce "Contatti" - "Aumenta i contatti" e successivamente "Importa da Excel/CSV":

Importazione liste di contatti da Excel o CSV

Il metodo più rapido per caricare liste di contatti è l'importazione a partire da un file Excel o CSV. Nel primo passo della procedura è possibile scaricare un file modello Excel o CSV con l'intestazione completa per la propria rubrica online. Nel caso siano stati aggiunti campi personalizzati l'intestazione conterrà già i nomi corretti anche per questi.

E' possibile caricare anche file Excel o CSV con intestazione mancante o errata. In questo caso il processo di importazione prevede un secondo passaggio in cui indicare le corrispondenze tra le colonne del file importato ed i campi della rubrica.

E' possibile anche indicare di non importare le colonne eventualmente presenti nel file Excel o CSV che non siano utili per le campagne SMS.

Con il nostro software puoi inviare SMS in tutto il mondo, per cui è necessario che i numeri di cellulare caricati siano nel formato internazionale e comprendano il prefisso internazionale (39 per l'italia).

Molte volte però i dati esportati da gestionali di aziende che lavorano prevalentemente in Italia contengono i numeri di cellulare con il solo prefisso del gestore (TIM, Vodafone, etc) e contengono oltre alle cifre anche separatori come spazi o barre (es. "335 3432434" , "347/1234567" , "348-0987654" ).

Per ovviare a questo problema la procedura di importazione rileva automaticamente problematiche di questo tipo nel campo numero e suggerisce di utilizzare l'opzione "correggi numeri per l'italia" che ripulisce automaticamente i numeri da caratteri non numerici ed aggiunge il prefisso internazionale nel caso manchi.

Gestione duplicati

Se un contatto importato è già presente tra i tuoi contatti, puoi scegliere come gestire il duplicato.

La prima voce "Se un contatto è già presente tra i tuoi contatti" ti permette di scegliere dal menù a tendina:

  • Aggiungi comunque un nuovo contatto (ne avrai due)
  • Ignora il contatto se è già presente (quindi non importare il nuovo)
  • Aggiorna il contatto SENZA sovrascrivere i valori attuali (lascia i valori attuali e se ce ne sono di nuovi aggiornali)
  • Aggiorna il contatto e sovrascrivi i valori attuali (per esempio, se nel contatto esistente c'è già l'email, ma il nuovo contatto ha una nuova email, sovrascrivi la vecchia)

Inoltre, puoi decidere il campo con cui identificare il contatto: nella maggior parte dei casi viene scelto numero di cellulare, perché di norma ogni cliente ha un numero differente. Ma se per esempio identifichi i clienti con il codice cliente, usa questo campo per identificare il contatto. In questo modo, il contatto verrà considerato "duplicato" se avrà lo stesso codice cliente, mentre due clienti potranno avere lo stesso numero di cellulare.

Assegna una lista contatti

I contatti caricati possono essere inseriti in una lista contatti oppure essere inseriti senza rientrare in una specifica lista. Puoi inserire il nome della lista in questa sezione, oppure associare al campo lista una colonna del file (nel passo prima).

File CVS: regole di formattazione

Il comma-separated values (abbreviato in CSV) è un formato di file basato su file di testo utilizzato per l'importazione ed esportazione (ad esempio da fogli elettronici o database) di una tabella di dati.

Non esiste uno standard formale che lo definisca, ma solo alcune prassi più o meno consolidate.

  1. i campi sono separati da virgola e vengono racchiusi tra doppi apici se contengono virgole;
  2. le linee sono separate da un carattere 'a capo';
  3. è preferibile non lasciare spazi prima e dopo i campi (se intenzionali, tali spazi vanno racchiusi tra doppi apici);
  4. per rappresentare un carattere di doppio apice in un campo occorre raddoppiarlo e racchiudere il campo tra doppi apici: " diventa "";

File Excel: regole di formattazione

  1. tutti i campi, compresi i campi country, prefisso e numero devono essere formattati come testo (non come numero o altro)

Consiglio

Sebbene sia comodo lavorare in Excel e sia previsto l'import diretto di questo tipo di files (sia .xls che .xlsx) a volte vi sono delle complicazione nella formattazione dei campi. Consigliamo in caso di problemi nel caricamento di convertire il file Excel in file CSV evitando qualsiasi problema di formattazione delle colonne.

Carica un elenco di numeri di telefono

Questa funzione è molto utile nel caso si sia in possesso di un elenco di numeri di telefono, magari esportati da un software presente in azienda, non ben formattati, che contengono ad esempio caratteri come spazi, barre, punti o altro.

La funzione è accessibile sotto l'import da excel

La procedura carica infatti l'elenco dei numeri di telefono direttamente da un'area di testo in cui è possibile incollare i contatti da pulire o da un file di testo contenente un numero per riga. 

L'operazione automatica di pulizia segue la seguente logica:

  1. Vengono rimossi per ogni riga tutti i caratteri non numerici
  2. Se il numero è valido viene caricato
  3. Se non è valido prova ad aggiungere in testa al numero il +39 (prefisso internazional italia)
  4. Se il numero è valido viene caricato
  5. Se il numero non è valido viene scartato



In questo video trovi le spiegazione a tutti i punti sopra riportati. Il video si riferisce alla versione precedente di Smshosting, pertanto alcune cose potrebbero essere cambiate.