Una volta creato il workflow, devi stabilire quali azioni vuoi che avvengano in automatico:
Nel dettaglio del workflow puoi aggiungere o rimuovere le azioni presenti nella destra dello schermo cliccandoci sopra e trascinandole alla sinistra del pannello:
In questo esempio l'azione "Invia SMS" si attiva dopo 1 giorno che un contatto è stato inserito nella lista "Benvenuto" e l'azione invia email dopo 3 giorni dall'invio dell'SMS. Puoi modificare la distanza temporale di tutte le azioni che configuri cliccando su "modifica" nel pannello di sinistra:
Per rimuovere un'azione puoi cliccare nell'icona del cestino relativa a quell'azione:
Le azioni da inserire in un worflow sono raggruppate in tre tipologie:
Comunicazioni
Modifica Contatto
Altro
Nella sezione comunicazioni puoi scegliere di inviare un SMS o inviare una mail.
Inserita l'azione di invio SMS puoi configurare il messaggio da inviare cliccando su modifica:
Puoi inserire il testo dell'SMS eventualmente con la possibilità di personalizare il testo e scegliere il mittente personalizzato desiderato.
Clicca su Salva per salvare la configurazione dell'SMS e rendere attiva l'azione.
Inserita l'azione di invio email puoi configurare la mail da inviare cliccando su modifica:
Puoi configurare ora la tua email da inviare impostando il mittente, l'oggetto della mail e il contenuto.
Se hai qualche dubbio sulla creazione del contenuto email, ti consigliamo di andare alla guida dedicata.
Clicca su Salva per salvare la configurazione della mail e rendere attiva l'azione.
Nella sezione di modifica del contatto trovi tutte le azioni che ti permettono di cambiare alcune informazioni relative al lead, ovvero:
Questa azione ti permette di cambiare in automatico un campo del contatto, scegliendo poi quale valore deve essere inserito in sostituzione:
Inserita l'azione ti permette di modificare la lista di appartenenza del contatto. Puoi infatti aggiungere il contatto ad una determinata lista oppure rimuoverlo:
Questo workflow è utile per esempio quando l'utente visita una specifica sezione del sito web e vuoi inserirlo automaticamente in una lista che ti aiuti a riconoscerlo. Potresti creare una lista "Listino prezzi" e inserire in automatico lì tutti gli utenti che visitano la pagina del listino prezzi.
L'azione "Esegui conversione" è relativa alle Conversioni di tipo Manuale (workflow), con l'obiettivo di creare in automatico una conversione quando l'utente compie specifiche azioni come "aggiunta ad una lista contatti" o "apertura di una campagna email" o ancora "punti assegnati sulla fidelity card".
Quando hai creato la conversione di tipo Manuale, la ritrovi poi nei workflow. Per far scattare l'automazione, inserisci questa azione e attiva il flusso:
Puoi decidere di aggiungere o togliere il punteggio del contatto per un tempo di validità predefinito:
Clicca su Salva per salvare la configurazione e rendere attiva l'azione.
Con l'azione Fidelity card puoi aggiungere punti fidelity oppure direttamente l'importo alla fidelity card del cliente:
Clicca su Salva per salvare la configurazione e rendere attiva l'azione.
Puoi impostare azioni workflow basate sulle notifiche oppure per le integrazione.
Impostare un azione di notifica ti permette di inviare un SMS o una mail ad un determinato contatto, operatore, consulente:
Clicca su Salva per salvare la configurazione e rendere attiva l'azione.
Clicca su "Ho finito, prosegui" quando hai terminato di impostare il tuo workflow.
Le opzioni anvanzate workflow ti consentono di impostare i giorni e l'ora in cui vuoi mandare i messaggi. Per esempio, potresti voler attivare il workflow solo dal lunedì al venerdì per non disturbare gli utenti sabato e domenica. Allo stesso tempo puoi impostare un orario fisso o delle fasce orarie in cui mandare SMS e email: in questo modo eviterai che i tuoi messaggi arrivino in orari sconvenienti.
Per impostare queste variabili, una volta completato il workflow clicca su "opzioni avanzate":
Puoi decidere anche di selezionare uno più filtri sui contatti o filtri fidelity che i destinatari devono rispettare per essere contattati dall'automazione:
Per attivare il workflow clicca sul pulsante verde "Avvia" e da quel momento il flusso di email/SMS che hai impostato è attivo:
Una volta che il workflow viene attivato non può essere modificato. Se vuoi modificarlo devi prima interromperlo cliccando sul pulsante arancione "Interrompi":