Le automazioni SMS Google Calendar consentono di inviare SMS programmati automatici legati alla data di un evento nel proprio calendario.

Questa funzione risulta particolarmente utile per inviare SMS di promemoria ad uno o più invitati ad un appuntamento o evento segnato nel calendario Google.

Una volta creata l'automazione SMS Google Calendar questa inserirà automaticamente gli SMS di avviso man mano che le regole impostate si verificano senza necessità di interventi manuali.

Nel caso in cui invece si vogliano inviare SMS programmati al di fuori dell'utilizzo di calendari Google, legati ad esempio alle date di compleanno o a scadenze come polizze, revisioni, etc , è possibile utilizzare le automazioni legate ai contatti.

Vediamo nel dettaglio come configurare SMS Google Calendar dall'area riservata di SMSHosting.

Per creare una nuova automazione è sufficiente entrare nella sezione "Liste contatti" e scegliere dal menu contestuale nella barra laterale destra la voce "Automazioni".


Nella primo passo di configurazione viene richiesto il tipo di automazione che intendiamo creare: scegliendo "Automazione su Google Calendar" si inizia la configurazione di questo tipo di SMS automatici.

Configurazione SMS Google Calendar

Appena selezionata l'automazione di tipo Google Calendar viene richiesta l'accesso con l'account Google proprietario del calendario su cui attivare le notifiche SMS e l'autorizzazione per l'accesso ai dati.

Dopo aver completato il processo di autorizzazione viene proposta la pagina di configurazione dell'automazione. Il primo passo è dare un nome all'automazione creata, ad esempio "Promemoria appuntamenti",  scegliere il calendario Google al quale agganciare l'invio automatico degli SMS, la tipologia di destinatari e il campo dove si trovano i numeri di cellulare.

In particolare i numeri di cellulare possono essere indicati nella prima riga del campo "Descrizione" (scegliendo l'opzione "Prima riga della descrizione") oppure aggiunti come invitati digitando email nel formato numerodicellulare@smstools.it (opzione "Invitati") .

Nel caso i numeri di cellulare siano indicati come invitati è possible modificare la rubrica Google in modo siano aggiunti, a tutti i contatti, degli indirizzi email n.cel@smstools.it. Questi potranno essere utilizzati per compilare il campo invitati.Per inviare verso i gruppi è necessario indicare nel campo invitati il gruppo usando la sintassi nomegruppo@smstools.it

Per semplificare al massimo e sfruttare le funzionalità di autocompletamento l'opzione "Invitati" prevede un ulteriore selettore "Aggiorna contatti". Selezionando questa opzione Smshosting genererà automaticamente per ogni contatto con numero di cellulare presente nella rubrica Gmail una nuova email fittizzia nel formato numerodicellulare@smstools.it etichettata con la label "smstools". In questo modo digitando il nome e/o cognome di un contatto sarà disponibile anche l'email utile all'invio per invio SMS.

Sarà possibile in ogni momento ripulire la rubrica Gmail di queste email generate automaticamente con la funzione "Clean Google Contact" presente nella colonna destra della pagina di configurazione.

La seconda parte riguarda invece la programmazione dell'SMS rispetto al valore della data ed ora degli eventi del calendario di cui vanno inviate una o più notifiche SMS. In particolare è possibile scegliere se gli SMS relativi ad una giornata devono essere inviati tutti assieme con un certo numero giorni di anticipo ad un'orario fissato o se invece devono essere inviati esattamente un certo numero di ore prima dell'appuntamento stesso.

Il primo caso, consente ad esempio di notificare alle 10:00 (orario di invio scelto) tutti i clienti che hanno un appuntamento il giorno successivo (1 giorno di anticipo) .

Il secondo caso consente invece, ad esempio, di ricordare esattamente 2 ore prima (ore di anticipo scelte) la prenotazione di una live demo online: i partecipanti della live demo prenotata per le 11:00 del mattino riceveranno il promemoria alle 09:00 mentre i partecipanti alla sessione delle 16:00 riceveranno il promemoria alle 14:00.

In entrambi i casi è possibile indicare con quanti giorni di anticipo rispetto alla data indicata inviare l'SMS e l'orario esatto in cui far partire il messaggio. Nel caso ad esempio di un SMS di promemoria di una polizza annuale potremmo scegliere di inviare l'SMS con una settimana di anticipo alle 10:00 del mattino.


Attenzione I messaggi vengono inseriti nella coda di invio: alla mezzanotte del giorno di invio, se l'automazione è programmata ad ora fissa oppure 30 minuti prima negli altri casi. Da questo momento in poi il messaggio è da considerarsi inviato (anche se verrà recapitato al destinatario all'ora fissata). Ogni modifica agli orari degli appuntamenti (non ancora scaduti) comporterà l'invio di altro messaggio con l'aggiornamento.



Infine va impostato il testo SMS da inviare: è possibile comporre il testo estattamente come per l'invio di SMS dal web utilizzando quindi modelli SMS e campi personalizzati legati all'evento per rendere unico il testo. Ad esempio si potrebbero inserire nel promemoria la data e ora di inizio appuntamento oltre che il luogo di svolgimento .


Statistiche SMS automatici

Dalla pagina principale delle automazioni SMS è possibile vedere tutte le configurazioni fatte il numero di SMS inviati ed il relativo stato ATTIVA / IN PAUSA .

 Accedendo al dettaglio di una singola configurazione di SMS automatico è possibile vedere in dettaglio lo stato di tutti gli SMS inviati.