Invio da Excel o CSV

La funzione di invio da file Excel o CSV permette di inviare RCS immediati o programmati a partire dai dati presenti in un foglio Excel. La funzione è molto utile quando devi esportare periodicamente i contatti da altri software e soprattutto per inviare RCS in funzione di particolari campi dinamici come ad esempio una data di scadenza.

I contatti presenti nel file Excel utilizzato non vengono importati nelle proprie liste contatti, ma utilizzati esclusivamente per questo invio. Per importare i contatti usa la funzione Importa contatti da Excel/CSV.

File CSV: Regole di Formattazione

Il comma-separated values (abbreviato in CSV) è un formato di file basato su file di testo utilizzato per l'importazione ed esportazione (ad esempio da fogli elettronici o database) di una tabella di dati.

Non esiste uno standard formale che lo definisca, ma solo alcune prassi più o meno consolidate.

1. i campi sono separati da virgola e vengono racchiusi tra doppi apici se contengono virgole;
2. le linee sono separate da un carattere 'a capo';
3. è preferibile non lasciare spazi prima e dopo i campi (se intenzionali, tali spazi vanno racchiusi tra doppi apici);
4. per rappresentare un carattere di doppio apice in un campo occorre raddoppiarlo e racchiudere il campo tra doppi apici: " diventa "";

File Excel: Regole di Formattazione

1. Tutti i campi, compreso il numero, devono essere formattati come testo (non come numero o altro)

Consiglio: a volte ci sono delle complicazioni nella formattazione dei campi se si lavora con il formato excel. In caso di problemi nel caricamento ti consigliamo di convertire il file Excel in CSV, evitando qualsiasi problema di formattazione delle colonne.

Caricamento file

I passi da seguire sono molto semplici: carica un file con una colonna per campo (es. colonna nome, colonna cognome, colonna numero di cellulare). L'unico aspetto fondamentale è che sia presente in una colonna il numero di cellulare al quale inviare l'RCS (o eventualmente il fallback SMS).

Una volta caricato il file, il software riconoscerà le colonne presenti. A questo punto puoi decidere quali colonne usare per l'invio e quali invece escludere:

In particolare per ogni colonna puoi selezionare:

• escludi colonna: la colonna non verrà considerata per l'invio
• usa colonna per l'invio: la colonna verrà usata come campo dinamico nel testo dell'SMS oppure come data di riferimento per l'invio.
• colonna con numeri di cellulare: i contenuti della colonna saranno utilizzati come numeri di cellulare destinatari dell'invio

Per quanto riguarda la colonna contenente i numeri di cellulare, il software riconosce in automatico se i numeri non contengono il prefisso internazionale e propone la correzione automatica (consigliato).

Cliccando su conferma puoi passare alla fase di creazione contenuto, in cui dovrai:

• inserire il contenuto dell'RCS
• impostare SMS di fallback (non obbligatorio, ma consigliato). Nella creazione dell'SMS, puoi anche usare i dati delle colonne del file excel/cvs per l'invio, per esempio il campo personalizzato nome.

Invio programmato in base a un campo data

Se tra i campi del file è presente un campo di tipo data, puoi impostare l'invio automatico in base alla data.

Il formato del campo data da utilizzare nel file è il seguente yyyy-MM-dd'T'HH:mm:ssZ dove:

• yyyy rappresenta l'anno
• MM rappresenta il mese
• dd rappresenta il giorno
• 'T' parametro da inserire
• HH rappresentano le ore
• mm rappresentano i minuti
• ss rappresentano i secondi
• Z rappresenta il fuso orario (Ora legale: +0200, ora solare: +0100)

Il campo data può anche contenere solo la data, in questo modo in fase di invio sarai tu ad impostare l'orario che preferisci:

Suggerimento: la funzione è molto utile per avvisi di scadenze ad esempio di revisioni auto, polizze assicurative, appuntamenti annuali eccetera.

In questo caso, selezionando l'invio programmato, puoi poi scegliere un numero di giorni di anticipo o posticipo rispetto la data presente nell'excel e un'ora precisa alla quale inviare l'RCS. Gli RCS verranno inseriti in automatico nel sistema per l'invio nei giorni stabiliti.