Invio da Excel/CSV

La funzione di invio SMS da file Excel o CSV permette di inviare SMS immediati o programmati a partire dai dati presenti in un foglio Excel. La funzione è molto utile quando dobbiamo esportare periodicamente i contatti da altri software e sopratutto per inviare SMS in funzione di particolari campi dinamici come ad esempio una data di scadenza.

I contatti presenti nel file Excel utilizzato non vengono importati nelle proprie liste contatti, ma utilizzati esclusivamente per questo invio. Per importare contatti nella propria rubrica è possibile utilizzare la funzione Importa contatti da Excel/CSV


Se preferisci ecco la versione video di questa funzionalità:


Per accedere alla funzionalità è sufficiente accedere alla voce di menu "Invio SMS" e successivamente alla voce presente sulla destra  "Invio da Excel/CSV".

File CSV: Regole di Formattazione

Il comma-separated values (abbreviato in CSV) è un formato di file basato su file di testo utilizzato per l'importazione ed esportazione (ad esempio da fogli elettronici o database) di una tabella di dati.

Non esiste uno standard formale che lo definisca, ma solo alcune prassi più o meno consolidate.

  1. i campi sono separati da virgola e vengono racchiusi tra doppi apici se contengono virgole;
  2. le linee sono separate da un carattere 'a capo';
  3. è preferibile non lasciare spazi prima e dopo i campi (se intenzionali, tali spazi vanno racchiusi tra doppi apici);
  4. per rappresentare un carattere di doppio apice in un campo occorre raddoppiarlo e racchiudere il campo tra doppi apici: " diventa "";

File Excel: Regole di Formattazione

  1. tutti i campi, compresi i campi country, prefisso e numero devono essere formattati come testo (non come numero o altro)

Consiglio

Sebbene sia comodo lavorare in Excel e sia previsto l'import diretto di questo tipo di files (sia .xls che .xlsx) a volte vi sono delle complicazione nella formattazione dei campi. Consigliamo in caso di problemi nel caricamento di convertire il file Excel in file CSV evitando qualsiasi problema di formattazione delle colonne.

Guida in formato PDF per la conversione da excel a csv.

Caricamento File

I passi da seguire sono molto semplici. Nella pagina iniziale della funzione viene richiesto di caricare il file che non deve rispettare particolari caratteristiche, l'unico aspetto fondamentale è che sia presente in una colonna il numero di cellulare al quale inviare l'SMS.

Una volta caricato il file, il software riconoscerà le colonne presenti e ci permetterà di effettuare le impostazioni necessarie.

In particolare per ogni colonna presente sarà possibile selezionare:

  • escludi colonna: la colonna non verrà considerata per l'invio
  • usa colonna per l'invio: la colonna verrà usata come campo dinamico nel testo dell'SMS oppure come data di riferimento per l'invio.
  • colonna con numeri di cellulare: i contenuti della colonna saranno utilizzati come numeri di cellulare destinatari dell'invio

Per quanto riguarda la colonna contenente i numeri di cellulare, il software riconosce in automatico se i numeri non contengono il prefisso internazionale e propone la correzione automatica.

Suggerimento: tale scelta è consigliata in quanto permette, oltre ad aggiungere in automatico il prefisso, anche di uniformare eventuali numeri digitati con caratteri speciali come . - o /

Confermando le impostazioni, si può procedere con la composizione del messaggio. In questa fase vengono proposte le colonne selezionate per inserire il valore nel testo del messaggio.

Invio Programmato in base a un campo data

Se tra i campi del file è presente un campo di tipo data, è possibile utilizzare tale campo per impostare l'invio in funzione di tale data.

Il formato del campo data da utilizzare nel file è il seguente yyyy-MM-dd'T'HH:mm:ssZ dove:

  • yyyy rappresenta l'anno
  • MM rappresenta il mese
  • dd rappresenta il giorno
  • 'T' parametro da inserire
  • HH rappresentano le ore
  • mm rappresentano i minuti
  • ss rappresentano i secondi
  • Z rappresenta il fuso orario (Ora legale: +0200, ora solare: +0100)

Il campo data può anche contenere solo la data, in questo modo in fase di invio sarai tu ad impostare l'orario che preferisci:

Suggerimento: la funzione è molto utile per avvisi di scadenze ad esempio di revisioni auto, polizze assicurative, appuntamenti annuali eccetera.

In questo caso, selezionando l'invio programmato, possiamo poi scegliere un numero di giorni di anticipo o posticipo rispetto la data presente nell'excel e un'ora precisa alla quale inviare l'SMS. Gli SMS verrano inseriti in automatico nel sistema per l'invio nei giorni stabiliti.

Oltre agli invii diretti da un file Excel e possibile impostare gli invii automatici direttamente sulle liste contatti attraverso la funzione Automazioni SMS.