Automazioni legate a Google Calendar

Questa funzione è utile per inviare messaggi di promemoria per un appuntamento segnato nel calendario Google. Una volta creata l'automazione legata a Google Calendar questa inserirà automaticamente i messaggi di avviso man mano che le regole impostate si verificano senza necessità di interventi manuali.


Se invece vuoi inviare messaggi programmati al di fuori dell'utilizzo di calendari Google, legati ad esempio alle date di compleanno o a scadenze usa le automazioni legate ad una data

Per creare una nuova automazione** clicca su Automazioni -> Automazioni legate a Google Calendar.

Ti troverai nella schermata contenente le automazioni Google Calendar (se ne sono già state create in precedenza), premi Nuova Automazione per cominciare la configurazione.

Configurazione Automazione Google Calendar

Appena selezionata l'automazione viene richiesta l'accesso con l'account Google proprietario del calendario su cui attivare le notifiche SMS e l'autorizzazione per l'accesso ai dati.

Configurazione generale

Dopo aver completato il processo di autorizzazione viene proposta la pagina di configurazione dell'automazione. Il primo passo è dare un nome all'automazione creata, ad esempio "Promemoria appuntamenti",  scegliere il calendario Google al quale agganciare l'invio automatico dei messaggi, la tipologia di destinatari e il campo dove si trovano i numeri di cellulare o l'indirizzo email.

Dove si trovano i destinatari è l'opzione attraverso la quale la nostra automazione rintraccia il numero di telefono e/o la mail nell'evento. Il destinatario può essere inserito in uno dei seguenti campi dell'evento di Google:

  • Titolo -> in questo caso il numero di telefono e/o email va posizionata nel titolo dell'evento:

  • Prima riga della descrizione -> il numero e/o l'indirizzo email va posizionato nella prima riga della descrizione dell'evento:

  • Riga della descrizione -> il numero e/o l'indirizzo email va posizionato nella riga della discrizione che inizia per una stringa impostata nell'automazione:

Hai deciso di inviare nella stessa automazione sia eMail che SMS? Puoi specificare numero di telefono e indirizzo email separati da “,” come nell’esempio riportato sotto.

  • Invitati -> è possibile modificare la rubrica Google in modo che siano aggiunti, a tutti i contatti degli indirizzi email n.cel@smstools.it. Questi potranno essere utilizzati per compilare il campo inviati. Per inviare ad un'intera lista è necessario indifcare nel campo invitati il gruppo usando la sintassi nomelista@smstools.it

Per semplificare al massimo e sfruttare le funzionalità di autocompletamento l'opzione "Invitati" prevede un ulteriore selettore "Aggiorna contatti".

Selezionando questa opzione il software genererà automaticamente per ogni contatto con numero di cellulare presente nella rubrica Gmail una nuova email fittizzia nel formato numerodicellulare@smstools.it etichettata con la label "smstools". In questo modo digitando il nome e/o cognome di un contatto sarà disponibile anche l'email utile all'invio per invio SMS.

Sarà possibile in ogni momento ripulire la rubrica Gmail di queste email generate automaticamente con la funzione "Clean Google Contact" presente nella colonna destra della pagina di configurazione.

Quando inviare il messaggio?

La seconda parte riguarda invece la programmazione dell'invio rispetto al valore della data ed ora degli eventi del calendario di cui vanno inviate una o più notifiche. In particolare è possibile scegliere di inviare un messaggio nel momento in cui:

  • inserisci l'appuntamento nel calendario:

  • i messaggi relativi ad una giornata devono essere inviati tutti assieme con un certo numero giorni di anticipo ad un'orario fissato. In questo modo notifichi ad esempio alle ore 8.00 (orario di invio scelto) tutti i clienti che hanno un appuntamento il giorno successivo (1 giorno di anticipo):

  • i messaggi devono essere inviati esattamente un certo numero di ore prima dell'appuntamento stesso. In questo caso ricordi 2 ore prima (ore di anticipo scelte) l'appuntamento al cliente. Quindi se il cliente ha l'appuntamento alle 11:00 del mattino riceve il messaggio alle ore 9:00:

Nel caso ad esempio di un messaggio di promemoria di una polizza annuale potremmo scegliere di inviare il messaggio con una settimana di anticipo alle 10:00 del mattino.

Attenzione: i messaggi vengono inseriti nella coda di invio alla mezzanotte del giorno di invio, se l'automazione è programmata ad ora fissa oppure 30 minuti prima negli altri casi. Da questo momento in poi il messaggio è da considerarsi inviato (anche se verrà recapitato al destinatario all'ora fissata). Ogni modifica agli orari degli appuntamenti (non ancora scaduti) comporterà l'invio di altro messaggio con l'aggiornamento.

Che tipo di messaggio vuoi inviare?

Puoi scegliere se inviare un SMS o una email o entrambi:

Con il piano Premium puoi inviare anche le email collegate a Google Calendar

SMS legati a Google Calendar

Se hai deciso di utilizzare come messaggio l'SMS imposta il testo da inviare: usa i campi personalizzati per scrivere un messaggio preciso, inserendo l'orario dell'appuntamento ed altre specifiche come luogo, oggetto (es. messa in piega), nome del cliente o altro.

Email legate a Google Calendar

Se hai deciso di inviare anche o solo l'email imposta il contenuto seguendo l'apposita guida. Anche in questo caso puoi personalizzare la mail inserendo nell'oggetto i campi personalizzati e creando un modello email unico da utilizzare.

Statistiche automazione

Dalla pagina principale delle automazioni è possibile vedere tutte le configurazioni fatte il numero di SMS e Email inviate ed il relativo stato ATTIVA / IN PAUSA .

Accedendo al dettaglio di una singola configurazione è possibile vedere in dettaglio lo stato di tutti i messaggi inviati.

Statistiche EMAIL

La sezione email consente di visionare come per gli SMS tutte le email inviate dall'automazione: