Promemoria Google Calendar

Questa funzione è utile per inviare messaggi di promemoria per un appuntamento segnato nel calendario Google. Una volta creato il Promemoria Google Calendar gli SMS e email di promemoria partiranno in automatico, senza necessità di interventi manuali.

Se invece vuoi inviare messaggi programmati al di fuori dell'utilizzo di calendari Google, legati ad esempio alle date di compleanno o a scadenze usa le automazioni legate ad una data.

Per creare una nuova automazione dalla tua area riservata clicca su Automazioni -> Promemoria Google Calendar.

Ti troverai nella schermata contenente le automazioni Google Calendar (se ne sono già state create in precedenza). Premi Nuova Automazione per cominciare la configurazione.

Configurazione

Appena selezionata l'automazione ti verrà richiesto di consentire l'accesso all'account Google proprietario del calendario su cui attivare le notifiche.

Cliccando su "Consenti" puoi procedere alla configurazione dell'automazione sulla piattaforma.

A questo punto ti viene richiesto di inserire alcuni dati generali, tra cui il nome dell'automazione, il calendario Google al quale agganciare l'invio automatico dei messaggi, la tipologia di destinatari e il campo dove si trovano i numeri di cellulare o l'indirizzo email.

Alla voce "Dove si trovano i destinatari" dovrai indicare dove nell'evento Google l'automazione può rintracciare il numero di telefono e/o l'email, per poter poi inviare il promemoria. Il destinatario può essere inserito in uno dei seguenti campi dell'evento di Google 👇

• Titolo: in questo caso il numero di telefono e/o l'email va posizionata nel titolo dell'evento (può essere inserito solamente il numero di telefono e/o la mail del contatto, separati dalla virgola):

  

  
  

• Prima riga della descrizione: il numero e/o l'indirizzo email va posizionato nella prima riga della descrizione dell'evento (può essere inserito solamente il numero di telefono e/o la mail del contatto, separati dalla virgola):

  

  
  

• Riga della descrizione: il numero e/o l'indirizzo email va posizionato nella riga della descrizione che inizia per una stringa impostata nell'automazione (può essere inserito solamente il numero di telefono e/o la mail del contatto, separati dalla virgola):

  

  

  
  
• Invitati: è possibile modificare la rubrica Google in modo che siano aggiunti, a tutti i contatti degli indirizzi email n.cel@smstools.it. Questi potranno essere utilizzati per compilare il campo inviati. Per inviare ad un'intera lista è necessario identificare nel campo invitati il gruppo usando la sintassi nomelista@smstools.it

Per semplificare al massimo e sfruttare le funzionalità di auto-completamento, l'opzione "Invitati" prevede un ulteriore selettore "Aggiorna contatti".

Selezionando questa opzione il software genererà automaticamente per ogni contatto con numero di cellulare presente nella rubrica Gmail una nuova email "fittizia" (nel formato numerodicellulare@smstools.it), etichettata appunto con la label "smstools".

In questo modo digitando il nome e/o cognome di un contatto ti comparirà in automatico l'email per l'invio dell'SMS promemoria. Potrai in ogni momento ripulire la rubrica Gmail di queste email generate automaticamente con la funzione "Clean Google Contact" presente nella colonna destra della pagina di configurazione.

Quando inviare il messaggio?

La seconda parte riguarda invece data e ora dell'invio del promemoria. Nello specifico puoi scegliere di inviare SMS o email quando l'appuntamento viene inserito nel calendario oppure in funzione dell'appuntamento (per esempio il giorno prima o qualche ora prima).

Se decidi di inviare il promemoria in base al momento dell'appuntamento, ti verranno richieste alcune ulteriori informazioni, ovvero:

• vuoi inviare i messaggi ad un ora fissa del giorno (es. il giorno stesso alle ore 8:00)

  

• oppure vuoi inviare il messaggio X ore prima dell'appuntamento 👇

  

Ogni modifica agli orari degli appuntamenti (non ancora scaduti) comporterà l'invio di altro messaggio con l'aggiornamento.

Che tipo di messaggio vuoi inviare?

Puoi scegliere se inviare un SMS o un'email di promemoria, oppure entrambi i canali:

SMS legati a Google Calendar

Se hai deciso di utilizzare come messaggio l'SMS imposta il testo da inviare: usa i campi personalizzati per scrivere un messaggio preciso, inserendo l'orario dell'appuntamento ed altre specifiche come luogo, oggetto (es. messa in piega), nome del cliente o altro.

Email legate a Google Calendar

Se hai deciso di inviare anche o solo l'email imposta il contenuto seguendo 👉 l'apposita guida. Anche in questo caso puoi personalizzare l'email inserendo nell'oggetto i campi personalizzati e creando un modello email unico da utilizzare.

Statistiche

Dalla pagina principale dell'automazione Promemoria Google Calendar hai un elenco di tutte le configurazioni effettuate, incluso il numero di email e SMS inviati e lo steso ATTIVA / IN PAUSA.

Accedendo al dettaglio di una singola configurazione puoi vedere in dettaglio lo stato di tutti i messaggi inviati (email e SMS).