Invio SMS da Excel o CSV
L' invio SMS da file Excel o CSV permette di inviare SMS immediati o programmati a partire dai dati presenti in un foglio Excel.
Questa funzione è molto utile quando dobbiamo esportare periodicamente i contatti da altri software e soprattutto per inviare SMS in funzione di particolari campi dinamici (come ad esempio una data di scadenza).
I contatti presenti nel file Excel utilizzato per l'invio SMS non vengono importati nelle liste contatti, ma utilizzati esclusivamente per questo invio. Se vuoi importare i contatti per utilizzarli nei prossimi invii, ti consigliamo di usare la funziona > importa contatti da Excel/CSV
Per accedere all'invio SMS da Excel/CSV dal menù di sinistra clicca su Campagne ➔ SMS ➔ Invio da Excel/CSV
File CSV: regole di formattazione
Il comma-separated values (abbreviato in CSV) è un formato di file basato su file di testo utilizzato per l'importazione ed esportazione (ad esempio da fogli elettronici o database) di una tabella di dati.
Non esiste uno standard formale che lo definisca, ma solo alcune prassi più o meno consolidate.
- i campi sono separati da virgola e vengono racchiusi tra doppi apici se contengono virgole;
- le linee sono separate da un carattere 'a capo';
- è preferibile non lasciare spazi prima e dopo i campi (se intenzionali, tali spazi vanno racchiusi tra doppi apici);
- per rappresentare un carattere di doppio apice in un campo occorre raddoppiarlo e racchiudere il campo tra doppi apici: " diventa "";
File Excel: regole di formattazione
I file Excel per l'invio di SMS dalla piattaforma devono essere caricati in formato testo, nello specifico: tutti i campi, compresi i campi numero di cellulare, CAP o altro devono essere formattati come testo (non come numero o altro).
Consiglio: sebbene sia comodo lavorare in Excel e sia previsto l'import diretto di questo tipo di files (sia .xls che .xlsx), ci possono essere delle complicazione nella formattazione dei campi. Consigliamo in caso di problemi nel caricamento di convertire il file Excel in file CSV evitando qualsiasi problema di formattazione delle colonne.
Caricamento file
Come caricare il file per l'invio di SMS da Excel? Come dicevamo prima, per accedere alla funzione clicca su Campagne ➔ SMS ➔ Invio da Excel/CSV.
A questo punto ti viene chiesto di caricare il file, che non deve rispettare particolari caratteristiche. L'unico aspetto fondamentale è che sia presente in una colonna il numero di cellulare al quale inviare l'SMS (sennò ovviamente non potrà essere inviato).
Una volta caricato il file, il software riconosce le colonne e ti permette di stabilire cosa utilizzare per l'invio, scegliendo tra le seguenti opzioni:
- escludi colonna: la colonna non verrà considerata per l'invio
- usa colonna per l'invio: la colonna verrà usata come campo dinamico nel testo dell'SMS oppure come data di riferimento per l'invio.
- colonna con numeri di cellulare: i contenuti della colonna saranno utilizzati come numeri di cellulare destinatari dell'invio
Per quanto riguarda la colonna contenente i numeri di cellulare, il software riconosce in automatico se i numeri non contengono il prefisso internazionale e propone la correzione automatica.
Suggerimento: tale scelta è consigliata in quanto permette, oltre ad aggiungere in automatico il prefisso, anche di uniformare eventuali numeri digitati con caratteri speciali come . - o /
Una volta deciso quali colonne usare per l'invio, clicca su avanti e procedi con la scrittura del testo SMS.
Come vedi dall'esempio, ti vengono proposte le colonne che hai selezionato per l'invio, con la possibilità di inserire con un clic il valore nel testo del messaggio.
Invio programmato in base a un campo data
Se tra i campi del file è presente un campo di tipo data, lo puoi utilizzare per impostare l'invio automatico in base alla data 📆
Il formato del campo data da utilizzare nel file è il seguente yyyy-MM-dd'T'HH:mm:ssZ dove:
- yyyy rappresenta l'anno
- MM rappresenta il mese
- dd rappresenta il giorno
- 'T' parametro da inserire
- HH rappresentano le ore
- mm rappresentano i minuti
- ss rappresentano i secondi
- Z rappresenta il fuso orario (Ora legale: +0200, ora solare: +0100)
Esempio 1
Nel file hai sia la data che l'ora e vuoi utilizzare entrambi per l'invio.
In questo caso alla voce "orario" lascia "auto": il sistema userà l'orario inserito nel file 👇
Esempio 2
Il campo data può anche contenere solo la data, in questo modo in fase di invio sarai tu ad impostare l'orario che preferisci:
Suggerimento: questa funzione è molto utile per avvisi di scadenze ad esempio di revisioni auto, polizze assicurative, appuntamenti annuali, augurio di compleanno.
In questo caso, selezionando l'invio programmato, puoi poi scegliere un numero di giorni di anticipo o posticipo rispetto la data presente nel file e un'ora precisa alla quale inviare l'SMS. Gli SMS verrano inseriti in automatico nel sistema per l'invio nei giorni stabiliti.
Per esempio, ecco un video che ti spiega come inviare SMS di augurio compleanno per sorprendere i tuoi clienti 👇
Oltre agli invii diretti da un file Excel puoi impostare gli invii automatici direttamente sulle liste contatti attraverso la funzione Automazioni SMS o email legate ad una data.